Software de canal de denúncias conforme a Lei 93/2021, pronto a operar.

O problema

A Lei 93/2021, que transpôs a Diretiva (UE) 2019/1937, obriga as empresas com 50 ou mais colaboradores a ter um canal interno de denúncias com requisitos concretos: garantia de anonimato, acusação de receção ao denunciante em 7 dias, resposta sobre o seguimento no prazo de 3 meses, confidencialidade da identidade e proibição de retaliação.

Gerir isto por email ou em papel, sem rasto nem prazos controlados, expõe a empresa a coimas e à própria má gestão da denúncia, que também é sancionável. E expõe o denunciante: uma caixa de correio partilhada não garante anonimato a ninguém.

Quem é obrigado a ter um canal de denúncias

A regra da Lei 93/2021 é por número de trabalhadores: entidades privadas e públicas que empreguem 50 ou mais trabalhadores. A redação é «50 ou mais», não «mais de 50»: uma empresa com exatamente 50 pessoas está obrigada.

Independentemente da dimensão, estão também obrigadas as entidades sujeitas a certos atos da União Europeia, entre os quais a prevenção do branqueamento de capitais, e as autarquias com 10.000 ou mais habitantes. Quem fica abaixo do limiar pode ter canal por opção, e muitas empresas fazem-no porque grandes clientes o exigem aos fornecedores.

O que a lei exige ao canal

• Denúncia anónima ou identificada, à escolha do denunciante, com garantia de confidencialidade da identidade em qualquer dos casos.
• Acusação de receção em 7 dias a contar da denúncia.
• Seguimento e resposta em 3 meses, no máximo, com informação ao denunciante sobre as medidas previstas ou adotadas.
• Registo das denúncias recebidas e do seu tratamento, para prova em caso de fiscalização.
• Proibição de retaliação contra quem denuncia de boa-fé.

A lei prevê ainda canais externos junto das autoridades competentes. O canal interno é o que a empresa tem de disponibilizar, e é o primeiro a que a maioria dos denunciantes recorre quando confia nele.

O que faz

Software próprio HeraPrime: um portal web (Node.js) onde o denunciante submete a denúncia de forma identificada ou anónima e acompanha o estado do processo através de um código de acesso, sem revelar identidade.

Encaminha cada denúncia para os responsáveis internos que a empresa designar, com regras de confidencialidade, regista o rasto exigido por lei e ajuda a cumprir os prazos de receção (7 dias) e de seguimento (3 meses).

Como funciona, passo a passo

1. Submissão. O denunciante acede ao portal da empresa, descreve os factos e escolhe submeter com identificação ou de forma anónima.
2. Código de acesso. Recebe um código único. É com ele que volta ao portal para consultar o estado, sem se identificar.
3. Encaminhamento confidencial. A denúncia chega aos responsáveis internos designados, e só a eles.
4. Acusação de receção. O sistema apoia o cumprimento do prazo de 7 dias, e o registo fica no processo.
5. Análise e resposta. Os responsáveis tratam o processo dentro do prazo de 3 meses e a resposta fica disponível ao denunciante através do código de acesso.
6. Registo. Cada passo fica registado, o que permite demonstrar o cumprimento da lei em auditoria ou fiscalização.

Para quem é

Compliance, Legal ou RH em qualquer empresa com 50 ou mais colaboradores, para quem o canal interno é obrigatório por lei. Também relevante para empresas que precisam de responder ao whistleblowing exigido por grandes grupos a montante na cadeia de fornecimento.

O que está e não está incluído

• Está: submissão identificada ou anónima, código de acesso para seguimento, encaminhamento confidencial aos responsáveis internos, registo e rasto, apoio ao cumprimento dos prazos da lei (7 dias / 3 meses).
• Não está: aconselhamento jurídico sobre o mérito de cada denúncia. O canal é a ferramenta e o registo; a investigação e a decisão são vossas ou do gabinete jurídico que designarem.

Perguntas frequentes

Garante mesmo o anonimato?

Sim. A submissão anónima não regista identidade; o seguimento faz-se pelo código de acesso, que só o denunciante conhece. Se o denunciante optar por se identificar, a identidade fica visível apenas aos responsáveis designados.

Quem recebe as denúncias dentro da empresa?

As pessoas que a empresa designar como responsáveis pelo canal, tipicamente em Compliance, Legal ou RH. O encaminhamento é confidencial e restrito a esse grupo.

Quanto demora a entrar em funcionamento?

É um produto já construído; o arranque é configuração, não desenvolvimento de raiz. Define-se quem recebe, os textos do portal e a identidade visual da empresa.

Temos menos de 50 trabalhadores. Precisamos de canal?

Por regra, não é obrigatório abaixo do limiar, salvo as entidades abrangidas por atos da UE (como a prevenção do branqueamento de capitais). Muitas empresas abaixo do limiar adotam o canal porque clientes de grande dimensão o exigem aos fornecedores, ou para se prepararem para o crescimento.

O que acontece se não cumprirmos os prazos de 7 dias e 3 meses?

O incumprimento dos deveres do canal, incluindo os prazos, é sancionável como contraordenação. O software ajuda a cumprir os prazos com o registo de cada passo, mas a resposta em si é da responsabilidade dos responsáveis designados.

Os dados do denunciante ficam onde?

No portal da empresa, acessíveis apenas aos responsáveis designados. A identidade, quando fornecida, não circula por email nem por canais partilhados.